ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА
ЗА РЕДА И ОРГАНИЗАЦИЯТА НА ВЪЗЛАГАНЕ
НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ И СКЛЮЧВАНЕ НА ДОГОВОРИ
1. Вътрешните правила уреждат:
а) условията и редът за планиране и организацията по провеждането и възлагането на обществени поръчки в Инспектората към ВСС;
б)отговорностите на служителите от администрацията в Инспектората във връзка с провеждането и възлагането на обществени поръчки;
в) организацията по провеждането на обществените поръчки;
г) съхранението на документите, събрани в хода на процедурите за възлагане на обществени поръчки.
2. Обществените поръчки в Инспектората се организират и провеждат от Главния инспектор или изрично упълномощения от него Главен секретар, по реда на Закона за обществените поръчки (ЗОП).
ІІ. ПЛАНИРАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИТЕ ПОРЪЧКИ
3. (1) Планирането на обществените поръчки се извършва едновременно с разработването на проекта на бюджет на Инспектората за следващата година на база:
1. представените от инспекторите и администрацията, мотивирани заявки за необходимост от доставка на стоки и предоставяне на услуги;
2. отчетни данни от предходни години за разходваните бюджетни средства за стоки и услуги.
(2) Заявките по ал.1, т.1 се представят пред отдел "Административна дейност" за обобщаване и допускане на заявките и се довежда до знанието на отдел „ Финанси и бюджет", в срок до 1 септември на текущата година с цел планиране на средства за тях в проекта на бюджет на инспектората.
(3) Отдел "Административна дейност" обобщава заявките по ал.2 в Списък на планираните поръчки през годината, който представя за одобряване на Главния секретар на инспектората в срок до 30 септември. Списъкът се придружава с мотивиран писмен доклад, който съдържа анализ на потребностите и предвижданите бюджетни разходи.
4. Отдел "Административна дейност" разработва препоръчителен график за провеждане на процедури по ЗОП в съответствие със списъка по чл. 3, ал. 2. Графикът се утвърждава от Главния секретар и се предоставя на отдел „Бюджет и финанси" за предвиждане на финансов ресурс и отдел "Правно обслужване и човешки ресурси" за изпълнение на задълженията по откриване на процедура и възлагане на обществена поръчка.
5. Откриването на процедура за възлагане на обществена поръчка, която не е включена в Списъка на планираните поръчки през годината, се допуска по изключение, след мотивирано предложение - докладна записка на инспекторите или началник отделите, съгласувано с Главния секретар.
ІІІ. ОПРЕДЕЛЯНЕ НА СТОЙНОСТТА НА ПОРЪЧКАТА
6.(1) Приблизителната стойност на поръчката се определя от отдел "Финанси и бюджет" по реда на чл. 15 от ЗОП, на базата на прогнозна цена, и се предоставя като информация на отдел ''Правно обслужване и човешки ресурси" за определяне на вида на съответната процедура.
ІV. ПОДГОТОВКА НА ОБЩЕСТВЕНАТА ПОРЪЧКА
7.(1) Процедурата за възлагане на обществена поръчка по ЗОП и Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки започва с докладна записка от началника на отдела, за която се отнася съответната поръчка, съгласувана с Главния секретар до Главния инспектор.
(2). В случай на одобрение от страна на възложителя се изготвя спецификация и технически условия по предмета на обществената поръчка от служител , притежаващ съответната квалификация по вида на поръчката, който парафира изготвения документ. Парафираният документ се съгласува от Главния секретар.
(3). Техническата спецификация (количествено-стойностна сметка) за строително-монтажни работи на значителна стойност се изготвя с участието на специалист в гази област и след изготвянето и одобряването на инвестиционен проект.
(4). Служител или привлечен експерт, притежаващ съответната квалификация по вида на поръчката изготвя методика за определяне на комплексна оценка на офертите и парафира изготвения документ. При изготвянето й, служителят следва да представи обосновка за тежестта на отделните критерии, посочени в методиката. Парафираният документ се съгласува от Главния секретар.
8. Главния секретар следи за своевременното провеждане на обществените поръчки в съответствие с утвърдения график.
9. (1) В отдел „Правно обслужване и човешки ресурси" се изготвя документация за участие и информация за обществената поръчка в съответствие с разпоредбите на ЗОП, Правилника за прилагане на ЗОП, Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки (НВМОП) и Наредбата за възлагане на специални обществени поръчки (НВСОП).
(2) В обявлението за обществена поръчка се посочва лице за контакт.
(3) Събраната документацията и изготвените проекти на документи след съгласуване с Главния секретар се представят за утвърждаване на Главния инспектор.
(4) След одобряване на документацията и подписване на решение за откриване на обществената поръчка се подготвя за изпращане обявлението, когато е необходимо за откриване на обществена поръчка до Агенцията по обществени поръчки на хартиен носител с придружително писмо, подписано от Главния инспектор. Информацията се предава на системния администратор за изпращане по електронен път до АОП. Решението и обявлението се изпращят до АОП за вписване в регистъра на обществените поръчки. Поръчката се обявява на интернет страницата на ИВСС
V. ОТКРИВАНЕ НА ПРОЦЕДУРАТА И РЕД ЗА ПРОДАЖБАТА НА ДОКУМЕНТАЦИЯТА
10. (1) Процедура за възлагане на обществена поръчка се открива с решение на Главния инспектор в съответствие е чл. 25 от ЗОП (чл. 5 от НВМОП).
(2) Обявлението за обществена поръчка трябва да съдържа най-малко следната информация:
1. наименование, адрес, телефон, факс, електронен адрес на възложителя и лице за контакт;
2. вид на процедурата;
3. обект на поръчката и количество или обем, включително на обособените позиции;
4. код съгласно Общия терминологичен речник (CPV);
5. място и срок за изпълнение на поръчката;
6. критериите за подбор, включващи минимални изисквания за икономическото и финансовото състояние на кандидата или участника, техническите му възможности и квалификация, когато възложителят определя такива, както и посочване на документите, с които те се доказват;
7. условия и размер на гаранцията за участие и на гаранцията за изпълнение на договора;
8. условия и начин на плащане;
9. срок на валидност на офертите при открита процедура;
10. критерия за оценка на офертите, а при критерий икономически най-изгодна оферта - и показателите за комплексна оценка с тяхната относителна тежест или подреждането им по важност в низходящ ред, когато по обективни причини е невъзможно да се посочи относителната им тежест;
11. възможност за представяне на варианти в офертите;
12. възможност участниците да подават оферти само за една, за всички или за една или повече обособени позиции - когато обектът на поръчката включва няколко обособени позиции;
13. място и срок за получаване, цена и начин на плащане на документацията за участие в процедурата;
14. място и срок за получаване на заявленията или на офертите;
15. място и дата на отваряне на офертите или на заявленията за участие;
16. възможност за провеждане на електронен търг;
(3) При ограничени процедури, процедури на договаряне с обявление и процедури на състезателен диалог възложителите могат да включат в обявлението и ограничение на броя кандидати, които ще бъдат поканени да представят оферти, да преговарят или да участват в диалог, при условие че има достатъчен брой кандидати, които отговарят на изискванията. В тези случаи в обявлението се посочват обективни и недискриминационни критерии или правила, които възложителите възнамеряват да приложат, минималният брой кандидати, които ще бъдат поканени, а по преценка на възложителя - и максималният им брой.
(4) Възложителите нямат право да включват в решението, обявлението или документацията условия или изисквания, които дават предимство или необосновано ограничават участието на лица в обществените поръчки.
(5) обхватът на информацията и документите, които се изискват съгласно обявлението, трябва да са съобразени и да съответстват на сложността на предмета и на обема на обществената поръчка.
(6) Когато избраният критерий е икономически най-изгодна оферта, възложителите нямат право да включват като показатели за оценка на офертата критериите за подбор .
11. (1) Главния секретар предоставя утвърдената документация на отдел „Административна дейност", където:
1. документацията се размножава и комплектова, включително и тази на електронен носител, след което се предоставя в счетоводството на Инспектората за закупуване от кандидатите;
2. приемат се постъпилите оферти и се изготвя списъка с постъпилите оферти;
3. подготвя и предоставя за проучване документацията на всеки член на комисията по обществената поръчка.
(2) Отдел "Финанси и бюджет" отговаря за:
1. продажба на документацията, като издава съответен документ.
2. внасяне на гаранциите от кандидатите.
3. внасянето на такса за публикуване на информацията за поръчката, в случай, че се приложи разпоредбата на чл. 27, ал. 3 от ЗОП.
12. (1) При постъпили искания за разяснения по документацията за участие в поръчката, определеното за контакти лице своевременно подготвя проект на писмо с разяснение, което се подписва от Главния секретар
(2) В случаите по ал. 1 отдел „Административна дейност" осигурява изпращането на разяснението до всички кандидати, които са закупили документация за участие и са посочили адрес за кореспонденция, и прилагането му към документацията, която е предназначена за закупуване от други кандидати.
13. (1). Предложенията се приемат в деловодството на Инспектората и се съхраняват там до момента, в който бъдат взети от председателя на комисията, назначена за отваряне, разглеждане и оценяване на предложенията.
(2). При приемане на предложението служител от отдел "Административна дейност" отбелязва върху плика поредният номер, датата и часът на получаването, а посочените данни се записват в Автоматизираната деловодна система със самостоятелен регистрационен индекс, за което на приносителя се издава документ.
(3). За предадените предложения се изготвя списък, който се предава срещу подпис на председателя на назначената комисия за отваряне, разглеждане и оценяване на предложенията.
VIІ. РАЗГЛЕЖДАНЕ НА ПРЕДЛОЖЕНИЯТА. ДЕЙНОСТ НА КОМИСИЯТА ЗА РАЗГЛЕЖДАНЕ , ОЦЕНЯВАНЕ И КЛАСИРАНЕ НА ПРЕДЛОЖЕНИЯТА
14. (1) За провеждането на процедурата за възлагане на обществена поръчка Главния инспектор назначава комисия по реда на чл. 34 от ЗОП (чл. 18 от НВМОП).
(2) В зависимост от предмета на поръчката, в състава на комисията се включват юрист, счетоводител, експерт, притежаващ необходимата професионална квалификация и практически опит; външни консултанти, когато се изискват специални познания и опит, по преценка на Главния инспектор
(3) В заповедта по ал. 1 се посочват датата, часът и мястото на провеждане на заседанието на комисията, резервни членове, както и срокът за изпълнение па възложената задача.
(4) Разглеждането, оценяването и класирането на постъпилите предложения се извършва в съответствие със ЗОП и Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки.
15. Комисията изготвя протокол в един екземпляр, който съдържа посочените в ЗОП и НВМОП реквизити. Към протокола се прилагат подписаните декларации по образец, проект на решение за избор на изпълнител/прекратяване на процедурата и проект на уведомителни писма до кандидатите. С докладна записка председателят на комисията предава протокола и приложенията към него на Главния инспектор
16.Комисията приключва работата с предаване на протокола от заседанията на Главния инспектор
17. (1) В срок не по-късно от пет работни дни от получаването на протокола Главния инспектор обявява с мотивирано решение класирането на кандидатите и кандидата, определен за изпълнител на обществената поръчка.
(2) Решението по ал. 1 се подготвя от юриста - член на комисията по чл. 15, ал. 1, съгласувано с председателя на комисията.
18. (1) Председателят на комисията предоставя копие от решението по чл. 17,ал. 1 в отдел "Финанси и бюджет".
(2) Отдел "Финанси и бюджет" освобождава гаранциите за участие в процедурата по предвидения в ЗОП и НМОП ред, както и изпълнява задълженията по чл. 39. ал. 5 от ЗОП. Когато в срока, определен за представяне на офертите, няма постъпила оферта, ръководителят на отдел „Административна дейност" уведомява Главния инспектор. След преценка и разпореждане на Главния инспектор, се изготвя проект на решение и обявление за удължаване на срока за подаване на оферти или проект на решение за прекратяване на процедурата.
19. Когато в срока, определен за представяне на офертите, няма постъпила оферта, ръководителят на отдел „Административна дейност" уведомява Главния инспектор. След преценка и разпореждане на Главния инспектор, се изготвя проект на решение и обявление за удължаване на срока за подаване на оферти или проект на решение за прекратяване на процедурата.
20. (1) При наличието на обстоятелства за прекратяване на процедурата Главния инспектор издава мотивирано решение при условията на чл. 39 от ЗОП (чл. 24 от НВМОП)
(2) Решението по ал. 1 се подготвя от юриста - член на комисията съгласувано с председателя на комисията.
21. (1) Достъп до протокола от заседанията на комисията за разглеждане, оценяване и класиране на офертите се предоставя от председателя на комисията след разрешение на Главния секретар.
(2) Искането за достъп по ал. 1 се уважава, ако е направено от надлежно упълномощен представител на кандидат в процедурата за възлагане на обществената поръчка.
22. При оспорване на решението на Възложителя за избор на изпълнител на обществена поръчка, отдел " Правно обслужване и човешки ресурси"' комплектова преписката и я изпраща до Комисията за защита на конкуренцията в три дневен срок .
23. (1) Възложителят сключва договор за възлагане на обществена поръчка с кандидата, определен за изпълнител, при спазване условията и сроковете за сключване на договор по 3ОП и по НВМОП.
(2) Проектът на договор за възлагане на обществена поръчка се изготвя от отдел "Правно обслужване и човешки ресурси", и се съгласува от председателя на комисията и Главния секретар
(3) В договора се определя представител на Възложителя, който осъществява контакти и технически съдейства на Изпълнителят във връзка с изпълнението на договора.
24. След сключването на договора или прекратяването на процедурата, оригиналите на всички документи, събрани в хода на процедурата, се съхраняват по реда на глава осма от правилата.
VІІІ. ДЕЙСТВИЯ ПО чл. 2, ал. 1 от Н В М О П
25. (1). Когато обществената поръчка е за доставка или услуга от 15 000 лв. до 50 000 лв. без ДДС, процедурата започва с докладна записка от началник на отдел или инспектор, за която се отнася съответната поръчка, съгласувана с Главния секретар до Главния инспектор.
(2) При положителна резолюция от Главния инспектор или упълномощено от него лице се изготвя проект на заповед за възлагане, в която се посочват конкретните параметри на поръчката и конкретната комисия, която да реализира поръчката. Техническото задание се изготвя и парафира от съответния специалист, съгласно предмета на поръчката.
(3) Набират се не по-малко от 3 оферти на потенциални изпълнители. Офертите може да се набират чрез всякакви способи, напр.: изпращане на писмени покани, публикуване на покана в печатно издание, или в интернет, набавяне на каталози или проучване в интернет или др.
(4) Поканата за представяне на офертата съдържа най- малко:
- наименование и адрес на възложителя
- Описание на предмета на доставките или услугите
- изисквания към обекта, а когато е приложимо - и количеството или обема
- показателите за избор и методиката за оценка - когато изборът не се извършва на база - най-ниска цена.
- срок за получаване на офертите
- искане за определяне срок на валидност на офертите.
(5) На разглеждане и оценка подлежат само офертите които са събрани по един и същ способ.
(6) Офертата следва да съдържа най-малко:
- данни за лицето което прави предложението
- предложение за изпълнение на изискванията на възложителя
- ценово предложение
- срок на валидност , когато е приложимо.
(7) След получаване на офертите в Инспектората, същите се завеждат във входящия регистър по реда на тяхното постъпване.
(8) След като комисията събере офертите, които следва да съдържат техническо и финансово предложение, изготвя протокол за извършеното класиране.
(9) Разглеждане и оценка на офертите :
- Комисията по обществената поръчка , съставят протокол за събирането, разглеждането и оценката на офертите, който съдържа най малко следната информация - дата на отваряне на офертата
- брой на страните оферти и наименование на лицата които ги предлагат
- резултатите от разглеждането и оценката на офертите
- предложения за избор на класирания на първо място или мотивирано предложение за преустановяване на избора на изпълнител
-имената и подписите на длъжностните лица
- Протоколът се представя на Главния инспектор за утвърждаване.
(10) С избрания изпълнител се сключва договор, като същият се представя в отдел „Финанси и бюджет" за плащане заедно с разходно-оправдателен документ.
(11) Когато поръчката е за доставка или услуга - от 15 000 до 50 000 лв. без ДДС, може и да не се сключва писмен договор и сделката да се докаже с първичните платежни документи.
(12) Възложителят е длъжен да съхранява всички документи за срок от три години от сключването на договора или извършването на разхода.
ІX. ДЕЙСТВИЯ ПО чл. 2, ал. 2 от НВМОП ПРИ СТОЙНОСТ НА ОБЩЕСТВЕНАТА ПОРЪЧКА ЗА ДОСТАВКА ИЛИ УСЛУГА ПО-МАЛКА ОТ 15 000 лв. без ДДС
26. (1). Когато обществената поръчка е за доставка или услуга по-малка от 15 000 лв. без ДДС, процедурата започва с докладна записка от началник на отдел или инспектор, за която се отнася съответната поръчка, съгласувана с Главния секретар до Главния инспектор.
(2) В докладната се посочва предмета на поръчката, прогнозната й стойност, като може да бъде предложен и конкретен изпълнител на поръчката. В случаите, когато е предложен изпълнител, към докладната се представя и оферта или количествено-стойностна сметка.
(3) При положителна резолюция от Главния инспектор се изготвя договор
X. ИЗГОТВЯНЕ НА ДОСИЕ НА ОБЩЕСТВЕНАТА ПОРЪЧКА
27. (1) За всяка обществена поръчка отдел "Правно обслужване и човешки ресурси" изготвя досие, което включва:
1. Фактическото основание за откриване на процедурата - докладната записка;
2. Заповедта за откриване на процедурата;
3. Поканата;
4. Копие от страницата на ДВ, в която е публикувана поканата;
5. Спецификация, парафирана от съответния специалист за поръчката, утвърдена от главния секретар;
6. Писмото до ДВ;
7. Писмото до Агенцията по обществени поръчки;
8. Документацията за съответната поръчка;
9. Всякакъв вид кореспонденция по повод поръчката с кандидатите.
10. Заповедта за назначаване на комисия;
11. Офертите;
12. Протокола от дейността на комисията;
13. Декларациите по ЗОП и НВМОП на членовете на комисията;
14. Решение за избор на изпълнител;
15. Уведомителни писма до кандидатите;
16. Копие от договора за възлагане на обществена поръчка ведно с приложенията към него;
17. Информация до регистъра за обществени поръчки по повод прекратяването / приключването на процедурата;
18. Информация до регистъра за обществени поръчки по повод сключения договор.
19. Справка от отдел "Финанси и бюджет" за изплатените гаранции на участниците.
20. Други документи.
(2) За всяко досие се изготвя опис на съдържащите се в него документи, на който се отразява и броя на съдържащите се в него страници.
ХІ. ОСПОРВАНЕ, СЪХРАНЯВАНЕ И ПРЕДОСТАВЯНЕ НА ДОКУМЕНТАЦИЯ
28. (1) На обжалване по реда на тази глава подлежи всяко решение на възложителите в процедура за възлагане на обществена поръчка, динамична система за доставки или система за предварителен подбор, конкурс за проект.
(2) Решенията се обжалват пред Комисията за защита на конкуренцията относно тяхната законосъобразност, включително за наличие на дискриминационни икономически, финансови, технически или квалификационни изисквания в обявлението, документацията или във всеки друг документ, свързан с процедурата.
(3) Жалба може да се подава в 10-дневен срок от получаване на решението за избор на изпълнител или за прекратяване на процедурата;
(4) Жалба по т 3 може да се подава от. всеки заинтересован кандидат в процедурата
(5) Жалба срещу решението за класиране на участниците в конкурса за проект може да подава всеки заинтересован кандидат или заинтересован участник в срока по т. 3.
29. (1) Жалба срещу решение на възложителя, с изключение на решението за определяне на изпълнител, не спира процедурата за възлагане на обществена поръчка, освен когато е поискана временна мярка "спиране на процедурата".
(2) Когато с жалбата е поискана временната мярка по ал. 1, процедурата за възлагане на обществена поръчка спира до влизане в сила на:
1. определението, с което се отхвърля искането за временна мярка, или
2. решението по жалбата, ако е наложена временната мярка.
(3) Жалба срещу решението за определяне на изпълнител спира процедурата за възлагане на обществена поръчка до окончателното решаване на спора, освен когато е допуснато предварително изпълнение.
(4) Жалбата се подава едновременно до Комисията за защита на конкуренцията и до възложителя, чието решение се обжалва. В тридневен срок от получаването й възложителят е длъжен да изпрати до Комисията за защита на конкуренцията становище по жалбата, подкрепено при необходимост с доказателства.
30. (1) До изтичане на срока за оспорване решението на Възложителя в случаите по чл. 17 или чл. 19, а при липса на оспорване - до подписване на договор, всички документи. събрани в хода на проведена процедура за възлагане на обществена поръчка, се съхраняват от председателя на комисията
(2) Председателят на комисията респ. системния администратор , в десетдневен срок от изтичане па срока по ал. 1 и след подписване на договор изпраща информация до регистъра за обществени поръчки по повод прекратяването/приключването на процедурата и предава на отдел „Правно обслужване и човешки ресурси" документите по ал. 1 за съхранение.
(3) В случай на оспорване решението на Възложителя, председателят на комисията предава незабавно документите по ал. 1 на отдел ''Правно обслужване и човешки ресурси" който предприема действия за изпращането на документите по компетентност за решаване на спора.
31. (1) За всяка процедура по възлагане на обществена поръчка отдел „Правно обслужване и човешки ресурси" образува досие, съдържащо всички документи, което съхранява за срок най-малко 4 (четири) години след приключване изпълнението на договора (чл. 58а, ал. 6 ЗОП).
(2) Достъп до досието по ал. 1 се предоставя след одобрено от Главния секретар писмено искане.
32. Всички сключени договори по ЗОП и НМОП се завеждат в регистър.
ХІІ. КОНТРОЛ ПО ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА ДОГОВОРИТЕ ЗА ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
33. Контрол осъществяван от външни контролни органи
(1) Предварителен контрол по ЗОП - от АОП
(2) Последващ контрол - Сметна палата , Агенция за държавна финансова инспекция,-
(3) характеристики: засяга само възложителя, контрол за законосъобразност , последващ - не засяга процедурите в хода на провеждането им, документален - свързан с проверка на документи под различна форма-досиета отделни документи
(4) Насоки на последващ контрол: - досиета на проведените процедури-Сключени договори, - първични счетоводни документи
34. (1). Главния секретар осъществява вътрешен контрол за спазване на договорите по отношение на сроковете за доставка и начин на плащане, съобразно условията, залегнали в документацията по възлагане на обществените поръчки.
(2) Контролът по изпълнението на конкретен договор се възлага на началник отдела в зависимост от предмета на обществената поръчка, за която е сключен договор. При специфични дейности контролът може да се възложи на инспектори или експерти.
§ 1. За случаите, непредвидени в тези правила се прилагат разпоредбите на Закона за обществените поръчки, НВМОП, Правилника за организацията и дейността на Инспектората към ВСС и дейността на неговата администрация и експертите, други нормативни актове, уреждащи подобни въпроси, както и издаваните въз основа на тях административни разпореждания на Главния инспектор на Инспектората към ВСС.
§ 2. Настоящият правилник влиза в сила от датата на утвърждаването му.
§ 3. Контролът по спазването и изпълнението му се упражнява от Главния секретар на Инспектората към ВСС.
Настоящия правилник да се доведе до знанието на всички служители в Инспектората към ВСС.